BÖLÜM MÜDÜRÜ
1. Sektörün ve rakiplerin yakından takip edilmesi ve değişen piyasa şartlarına göre satınalma stratejilerine yön verilmesi. Bu amaçla fuar, seminer ve yurtdışı seyahat gibi piyasa araştırmasına yönelik ufuk açıcı organizasyonlara azami ölçüde katılmak.
2. Ürün portföyünü güncel olarak kontrol etmek; Değerlendirme ve Analiz grubuyla yapılan Portföy değerlendirme toplantılarına bilgili ve etkin bir biçimde katılmak.
3. Şirket içi koordinasyon toplantılarına gereği gibi hazırlanmak ve toplantı konularına aktif bir katılım sağlamak.
4. Mağaza içi ürün ve reyon kontrolünün yapılması, mağaza müdürlüğüne gerekli tanzim-teşhir desteğinin ve önerilerin verilmesi; ürün portföyü ve tanzim-teşhir açısından mağaza müdürlüğünden gelen talep ve önerilerin değerlendirilmesi.
5. Ürün A.Gr. Yöneticisini de yanına alarak, en az haftada bir kez Tekirdağ Plus gibi merkezden uzak olan mağazalara rutin ziyaretlerde bulunmak.
6. Sorunlu iade ve imhaya çıkan ürünlerle ilgili bizzat kontrol ve takiplerde bulunmak; iade ve imha sebeplerini en aza indirebilmek için gerekli önlemlerin tespit ve uygulamasını denetlemek.
7. İthalat ile ilgili ürünlerin seçim ve siparişlerinin koordinasyonunu sağlamak.
8. Haftalık olarak Hedef kontrol raporlarını kontrol etmek ve Ürün grup yöneticileri nezdinde gerekli teşvik ve girişimlerde bulunmak.
9. Tedarikçi firmalarla yapılan rutin toplantılara mümkün olduğunca iştirak etmek.
10. İlk satınalma görüşmesine gelen firma temsilcilerini konuk ederek, fiyat listelerini ve numunelerini almak, firmanın ürün yapısı ve genel çalışma prensipleri hakkında notlar almak, edindiği belge ve bilgiler doğrultusunda ilgili Ürün Ana Grup Yöneticisi ve AR-GE Departmanıyla fikir teatisinde bulunmak; çalışılmasına karar verilen firmaları sözleşme yapmak üzere tekrar çağırtmak ve bu 2. tur görüşme esnasında Ür.A.Gr.Yöneticisinin genel olarak, Ür.Gr.Sorumlusunun da özel olarak firmanın ürün gruplarıyla ilgileneceklerini ve kendileriyle birebir muhatap olacaklarını lanse etmek.
11. Ürün A.Gr. Yöneticisinden gerekli verileri alarak, mevcutta çalışılan firmaların Yeni Yıl görüşme ve anlaşmalarını yapmak.
12. Rutin dışı oluşturulan siparişlerin ve düzenlenen aktivitelerin kontrolünü ve koordinasyonunu sağlamak..
13. Bölümde görevli personelin AR-GE Departmanıyla uyumlu ve koordineli bir çalışma temposu içerisinde olmalarını sağlamak.
14. Birim içi eleman, sorumluluk ve iletişim koordinasyonunu sağlamak.
15. İşe yeni başlayan personeli eğitmek; ayrıca sistemsel eksiği olan mevcut personeli eğitmek.
16. Kendisine bağlı personeli, şirketi temsile yakışan bir davranış, kılık-kıyafet ve hitabet tarzı içinde olmaya sevk etmek ve bu konuda örnek olmak.
17. Zorunlu izinleri MSA Koordinatörlüğüne ve Personel Müdürlüğüne bildirmek; devamsızlık raporlarını kontrol ve takip etmek.
18. Birimler arası diyalog ve iletişimin sağlanmasında öncülük etmek.
19. Birim içine alınması düşünülen personel adaylarıyla ilgili değerlendirmelerde bulunmak ve görüş belirtmek.
BÖLÜM MÜDÜR MUAVİNİ
1. Bölüm Müdürünün mevcut olmadığı zamanlarda, tüm yetkilere haiz olarak gerekli dahili ve harici koordinasyonu sağlamak.
2. Yeni açılan ürünler raporunda hedef karları ve vadeleri ürün yöneticilerine doldurtarak Değerlendirme ve Analiz Grubuna bir kopyasının verilmesi.
3. Gross teklif ve siparişleriyle ilgili olarak ürün grup yöneticilerinden yazılı cevapları almak ve Gross birimiyle koordinasyonu sağlamak.
4. Bölüm müdürünün bulunmadığı durumlarda, ilk satınalma görüşmesine gelen firma temsilcilerini konuk ederek fiyat listelerini ve numunelerini almak, ürün yapısı ve genel çalışma prensipleri hakkında notlar almak ve edindiği bütün belge ve bilgileri Bölüm Müdürüne sunmak.
5. Gerektiğinde Bölüm Müdürüyle birlikte yeni firma görüşmelerine iştirak etmek.
6. Halihazırda çalışılmakta olan firmalarla ilgili rutin görüşmelerin kontrolünü sağlamak ve gerektiğinde bizzat iştirak etmek.
7. Ürün gruplarıyla ilgili Bölüm Müdürünün talebi veya kendisinin teklifi doğrultusunda yapılması düşünülen araştırma ve çalışmaların hazırlık ve takibini sağlamak.
8. Yuvarlama faturalarının dağıtılması ve takibi.Yuvarlama faturalarının sebep ve sonuçları ışığında gerekli önlemleri almak; bilgimiz dışında + iskonto uygulayan firmaları (yazılı ve sözlü olarak) uygun bir dille uyarmak; alınan +iskontoların zamanında ve eksiksiz olarak sisteme girilmesini sağlamak.
9. Fatura kontrolden gelen fark faturalarının araştırmasını ürün grup yöneticileri vasıtasıyla yapmak ve Fatura Kontrol Birimiyle koordinasyonu sağlamak.
10. Alış ve/veya satış fiyatı geri çekilecek ürünlerin kontrol ve onayının yapılması.
11. Mağazalardan gelen Sorunlu Mallar Karar Formlarının ilgili gruplarca doldurulmasını ve geri dönüşünü takip etmek.
12. Promosyona sokulan ürünlerin onaylanması, onay çıktılarının BİM’e ve MEGA ve PLUS mağaza müdürlüklerine ulaştırılması.
13. İnsert’e girecek ürünlerin listelerinin AR-GE departmanına verilmesi; gelen piyasa araştırma bilgilerinin ilgili ürün yöneticilerine ulaştırılması.
14. Düzenlenen Günlük indirim, Promosyon ve İnsert aktivitelerinin hazırlık aşamasında kontrolünü yapmak ve aktivite bitiminde Promosyon Analiz Raporu eşliğinde sonuçları değerlendirmek.
15. Çalışma yoğunluğu fazla olmayan bir firmaya ürün iadesi yapılacağı zaman, cari hesap kontrolü yaptıktan sonra iade talimatının verilmesini, bölümde görevli personelde bilinçli bir alışkanlık haline getirmek.
16. İnsert ve Gondol Bedeli kesintileri ile Ciro pirimi kesinti formlarının zamanında finans birimine teslim edilmesini sağlamak.
17. Rakip firma insertlerinin takibi ve fiyat karşılaştırması.
18. Satınalmacılık bilgi ve becerilerini kendisine bağlı çalışan ürün sorumlularıyla paylaşmak ve uygun teşvik ve yönlendirmelerde bulunmak.
19. Yönetimi altında bulunan Grup sorumlu ve asistanlarının görev ve sorumluluklarının takip ve yönlendirmesini yapmak.
20. İşe yeni başlayan personeli eğitmek; sistemsel eksiği bulunan mevcut personele gerekli desteği vermek.
21. Kendisine bağlı personeli, şirketi temsile yakışan bir davranış, kılık-kıyafet ve hitabet tarzı içinde olmaya sevk etmek ve bu konuda örnek olmak
ÜRÜN ANA GRUP YÖNETİCİSİ
1. Günlük olarak, başında bulunduğu Ana Gruba bağlı tüm gruplarla ilgili olarak, Satış noktaları mevcut kontrol raporunu, Ürün mevcut kontrol raporunu ve Grosstan alınan siparişler raporunu inceleyerek, ürün sorumluları tarafından gerekli sipariş organizelerinin ne ölçüde yapıldığını kontrol etmek; gerekli teşvik, yönlendirme ve ikazlarda bulunmak.
2. Satıcı firmalardan gelen fiyat listelerinin sorumlu ve asistanlar tarafından kendisine ulaştırılmasını sağlamak ve firmalarla mutabık kalınan zamanda, doğru ve eksiksiz olarak Bölüm Müdür Muaviniyle teyitleştikten sonra sisteme girişini yaptırmak; girişi yapılan fiyat listelerinin, firma sözleşmelerinin yer aldığı dosya içinde, firma bazında klase edilip en az 1 yıl geriye dönük olarak arşivde tutulmasını sağlamak.
3. Bütün satıcı firmalara ait sipariş onay çıktılarının, fiyat listelerinin bulunduğu dosyalardan ayrı dosyalar içinde, firma bazında klase edilip belirtilen süreler içinde arşivde tutulmasını sağlamak. (Bu süre, FOOD bölümünde en az 6 ay, NONFOOD, HOME, TEKSTİL ve ENDÜSTRİYEL bölümlerinde en az 1 yıl geriye dönük olacaktır.)
4. Tedarik veya sevkiyatında problem olan ürünlerle ilgili olarak devreye girmek ve gerektiğinde konuyu Bölüm Müdürüne götürmek.
5. İthal edilecek ürünlerle ilgili sipariş hazırlığını yapmak ve Bölüm Müdürlüğüne iletmek.
6. Halihazırda çalışılan firmalarla rutin görüşmeleri yapmak; görüş ve değerlendirmelerini Bölüm Müdürü ve Müdür Muaviniyle paylaşmak, gerektiğinde Ürün Sorumlusuna aktarmak.
7. Mevcutta çalışılan firmaların yeni yıl görüşmeleri için Bölüm Müdürüne bütün bilgileri aktarmak; Bölüm Müdürü gerek görürse görüşmeye iştirak etmek.
8. Grup ve firma bazında ürünlerin satış ve karlılık değerlendirmelerini yapmak; bunun için gerekli raporsal inceleme ve takiplerde bulunmak; tespit ettiği olumlu gelişmeleri, sorun teşkil eden hususları ve ileriye dönük durum değerlendirmesini Bölüm Müdürüne iletmek.
9. Ana grubu içinde yer alan ürünlerin satış, tanzim-teşhir ve stok seviyelerini sürekli gözlemlemek ve gerekli aktivite ve girişimlerde bulunmak üzere Grup sorumlularını yönetmek ve yönlendirmek.
10. Ürün gruplarıyla ilgili olarak Mağaza müdürü ve şefleriyle görüş alış-verişinde bulunmak.
11. Bölüm Müdürüyle birlikte, en az haftada bir kez Tekirdağ Plus gibi merkezden uzak olan mağazalara rutin ziyaretlerde bulunmak.
12. Sektörü ve ürün portföyünü yakından takip etmek; portföyden çıkarılması gereken firmaları ve ürünleri tespit ederek Bölüm Müdürü ve AR-Ge ile istişarede bulunmak; ayrıca eksikliğini gördüğü ürün çeşitlerinin portföye dahil edilmesi konusunda düşüncelerini iletmek.
13. Ürün portföy ve grup değerlendirme toplantılarına hazırlanmak.
14. Günlük indirim, Promosyon ve İnsert yapılması düşünülen ürünlerle ilgili olarak değerlendirmelerde bulunmak; iskonto ve fiyat konusunda firmalarla pazarlık gücünü ve satınalmacılık tecrübesini kullanmak.
15. İnsert başlamadan önce İnsert ürünlerinin mağazalarda olmasını sağlamak; bu amaçla sipariş ve transfer organizelerinin zamanında yapılıp yapılmadığını takip etmek.
16. Satış fiyatlarını, sistemde tanımlı rakip satış noktalarının güncel fiyatlarıyla karşılaştırmak ve gerekli hallerde firmalarla zamanında görüşmelerde bulunmak.
17. Satınalmacılık bilgi ve becerilerini kendisine bağlı çalışan ürün sorumlularıyla paylaşmak ve uygun teşvik ve yönlendirmelerde bulunmak.
18. Yönetimi altında bulunan Grup sorumlu ve asistanlarının görev ve sorumluluklarının takip ve yönlendirmesini yapmak.
19. İşe yeni başlayan personeli eğitmek; sistemsel eksiği bulunan mevcut personele gerekli desteği vermek.
20. Kendisine bağlı personeli, şirketi temsile yakışan bir davranış, kılık-kıyafet ve hitabet tarzı içinde olmaya sevk etmek ve bu konuda örnek olmak.
ÜRÜN GRUP SORUMLUSU
1. Günlük olarak Sipariş Hazırlık Modülünü tarayarak minimumun altına düşmüş ürünlere sipariş vermek.
2. Minimum-maksimuma uyan siparişleri onay yetkisine haiz olan merciye ve maksimum üstü siparişleri AR-GE’ye onaylatmak ve fakslanan sipariş onay dökümlerini kontrol etmek ve Ürün A.Gr.Yöneticisinin kontrol etmesini sağlamak.
3. Gerektiğinde makul ve mantıklı miktarlarda depolar arası transfer girmek. Transfer Kontrol Raporunu günlük olarak kontrol ederek giden ve gitmeyen transferleri denetlemek.
4. Satıcı firmalardan gelen fiyat listelerini, mutlaka Ürün Ana Grup Yöneticisine ulaştırmak ve onayını aldıktan sonra; firmalarla mutabık kalınan zamanda, doğru ve eksiksiz olarak sisteme girmek; girişi yapılan fiyat listelerini, firma sözleşmelerinin yer aldığı dosya içinde, firma bazında klase edip en az 1 yıl geriye dönük olarak arşivde tutmak.
5. Bütün satıcı firmalara ait sipariş onay çıktılarını, fiyat listelerinin bulunduğu dosyalardan ayrı dosyalar içinde, firma bazında klase edip belirtilen süreler içinde arşivde tutmak. (Bu süre, FOOD bölümünde en az 6 ay, NONFOOD, HOME, TEKSTİL ve ENDÜSTRİYEL bölümlerinde en az 1 yıl geriye dönük olacaktır.)
6. Ürün A.Gr. Yöneticisiyle birlikte ürünlerle ilgili her türlü problem, özel durum, mağazaiçi aktivite, insert çalışması vs. konularda firmalarla gerekli bağlantı ve diyalogları kurmak.
7. Günlük indirime sokulması düşünülen ürünlerle ilgili olarak ürün grup yöneticisiyle fikir teatisinde bulunmak ve çıkan sonuca göre indirime girecek ürünlerin ekran girişini yapmak; promosyon çıktılarını Ürün grup yöneticisine parafe ettirmek ve Bölüm müdürlüğüne onay için vermek.
8. İnserte sokulması düşünülen ürünlerle ilgili ürün grup yöneticisiyle görüşmek ve varılan mutabakat sonunda insert listesini hazırlayıp Pazartesi günü akşamı fotoğraf çekimi için liste vermek; bu listeye ürünün (varsa) daha önceki bir insertte yer aldığı tarihi, varsa katalogtan çekileceği, mağazadan alınıp fotoğrafının çekileceği veya satınalmada nümunesinin bulunduğu vb. bilgileri vermek.
9. Promosyon ve insert bilgilerinin ekrana girilmesi.
10. Zamanında gerekli sipariş ve transfer organizesini yaparak İnsert ürünlerinin İnsertten önce bütün mağazalarda satışa hazır olmasını sağlamak.
11. Satış fiyatlarını oluştururken, sistemde tanımlı rakip satış noktalarının güncel fiyatlarını değerlendirmek ve sorunlu hallerde Ürün A.Gr. Yöneticisine bilgi vermek.
12. İnsert taslaklarının kontrol edilmesi, varsa gerekli düzeltmelerin bilgisinin verilmesi.
13. Alış satış fiyatlarıyla ilgili her türlü rutin dışı işlemi, ürün grup yöneticisiyle birlikte yapmak.
14. Firma yetkilileriyle telefonda yapılan günlük görüşme bilgilerini Ürün grup yöneticisine mutlaka bildirmek.
15. Gross teklif ve siparişleriyle ilgili gerekli sipariş organizasyonunu yapmak, ürünlerin geliş sürecine ilişkin olarak opsiyonlu bir süre bildirmek; temininde problem olan ürünlerle ilgili olarak Gross’a bilgi vermek, gerekiyorsa muadil ürünler önermek.
16. Firma yetkilileriyle görüşerek siparişlerin zamanında sevk edilmesini sağlamak.
17. Haftalık ve Aylık Satış Raporlarını kontrol ederek ürünlerin satış ve karlılık gidişatını Ürün grup yöneticisiyle birlikte değerlendirmek.
18. Ürünlerin Tavsiye SVVG’sini, min-max ve çarpan katsayılarını kontrol etmek, sorun halinde durumu Yöneticisine bildirmek ve gerekli düzeltmenin yapılmasını sağlamak. Ayrıca yeni açılan ürünlerle ilgili olarak, Tavsiye SVVG, min-max ve çarpan katsayısı bilgilerini İnceleme ve Analiz Birimine onaylatmak.
19. Ürünlerin sisteme girilmiş olan Hedef ve Olması Gereken net kar ve valörlü kar bilgilerini, hedef ve piyasa alış-satış vadelerini sürekli kontrol etmek ve herhangibir yanlışlık veya çelişki tespit ettiğinde durumu Ürün A.Gr.Yöneticisine bildirerek ilgili mercilere ulaştırılmasını sağlamak.
20. Mağaza ve depodan gelen sorunlu mallar karar formlarını doldurup Ürün Gr.Yöneticisine parafe ettirmek.
21. Sayıma kalmak ve gerekli düzenleme ve kontrolleri yapmak.
ÜRÜN GRUP ASİSTANI
1. Ürün sorumlusunun nezaretinde günlük sipariş ekranlarını taramak ve gerekli sipariş girişlerini yapmak.
2. Alınmasına karar verilen ürünleri, Yöneticisinin verdiği bilgiler doğrultusunda sisteme tanımlanmak.
3. Minimum-maksimum dahilindeki siparişleri ilgili merciye ve maksimum üstündeki siparişleri AR-GE’ye onaylatmak ve onaylanan siparişlerin firmalara fakslanmasını sağlamak; firma dökümüyle birlikte onay dökümünü fiyat listelerinin bulunduğu dosyalardan ayrı dosyalar içinde, firma bazında klase edip belirtilen süreler içinde arşivde tutmak. (Bu süre, FOOD bölümünde en az 6 ay, NONFOOD, HOME, TEKSTİL ve ENDÜSTRİYEL bölümlerinde en az 1 yıl geriye dönük olacaktır.)
4. Satıcı firmalardan gelen ve Bölüm Müd. Muaviniyle Ürün Ana Gr. Yöneticisi tarafından onaylanmış olan fiyat listelerini, firmalarla mutabık kalınan zamanda, doğru ve eksiksiz olarak sisteme girmek; girişi yapılan fiyat listelerini, firma sözleşmelerinin yer aldığı dosya içinde, firma bazında klase edip en az 1 yıl geriye dönük olarak arşivde tutmak.
5. Gelen gelmeyen siparişlerin kontrolünü yaparak ürün sorumlusunun bilgisi dahilinde firmaları arayıp sevkiyatı hızlandırmak.
6. Ürün yönetici ve sorumlularının bilgisi ve onayıyla gerekli durum kodu ve hedef kar değişikliklerini sisteme girmek ve ilgili formu doldurup Ürün A.Gr.Yöneticisine parafe ettirdikten sonra İnceleme ve Analiz Grubuna sistemden onayını yaptırmak.
7. Promosyon bilgilerinin ekrana girilmesinde Ürün sorumlusuna yardımcı olmak.
8. Gün içinde telefonlara cevap vermek, kendi gruplarından veya aynı ofisteki başka gruplardan olsun telefonda aldığı yazılı notları ilgili şahıslara ulaştırmak.
9. Bütün fotokopi, faks ve print işlemlerini takip etmek.
10. Rutin görüşme için gelen firma yetkililerini toplantı odasına almak.
11. Gerektiğinde sayım günleri sayıma kalmak.
12. Bölüm içi, şirket içi ve firmalar arası yazışmaları Gelen-Giden Evrak Dosyalarında düzenli olarak dosyalamak.
SATINALMA BİRİMLERİNİN DEĞERLENDİRECEĞİ RAPORLAR:
Rapor Adı Yetkili Şahıslar
Yeni Açılan Ürünler Raporu --------------- Müd.Muavini+Müdür
Durum Kodu Değiştirilen Ürünler Raporu ----------- Müd.Muavini+Müdür
Gross’tan Alınan Siparişler Raporu ----------------- A.Gr.Yön.+Müd.Muavini
Transfer Kontrol Raporu --------------------- A.Gr.Yön.+Müd.Muavini
Min.Altına Düşüp Sipariş Verilmeyenler Raporu ---------------- A.Gr.Yöneticisi
Satınalmanın Verdiği Siparişler Raporu - --------------------- A.Gr.Yön.+Müd.Muavini
Promosyon Mevcut Kontrol Raporu ---------------- Müdür Muavini
Yok Satanlar ve Hareket Görmeyen Ürünler Raporu ---------------- Müdür Muavini
En Çok Satan Ürünler Raporu ---------------- Müdür Muavini
İmha Edilen Ürünler Raporu -------------------- Müd.Muavini+Müdür
Satışı Olmayan Ürünler Raporu ------------- A.Gr.Yön.+Müd.Muavini
Hedef Kontrol Raporları ------------------------ Müd.Muavini+Müdür
Hedef,Tavsiye Kar ve Vade İnceleme Raporu ------------ A.Gr.Yön.+Müd.Muavini
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder