Prosedürler : İade Prosedürü-5

İade Deposunun İşleyiş Prosedürü ;

1- İade Deposu tüm mağazalar için Pazartesi - Cumartesi saat 09.00 ile 19.00 arasında gelecek tüm iadeleri teslim alacaktır.
2- Mağazalardan gelen iadeler kesinlikle dahili mal hareket fişi ve arkasında birleştirilmiş olarak sorunlu İade Mallar Çıkış Formu olmadan kabul edilmeyecektir.
3- Tali Depolardan gelen iade mallar ürün grubu bazında kolilenmiş olarak kabul edilecek ve bu ürünler firma bazında kolili duruma iade mallar deposunda getirilecektir.
4- Satın alma müdürleri satın alma sorumluları ile kendilerine gelen sorunlu iade mallar çıkış formu doğrultusunda İade Mallar Karar Formunu iade imha,birebir değişim ya da servis tarafından çözümlenmesi yönünde doldurarak ertesi gün sabah İade mallar sorumlusuna imza karşılığı teslim edecektir. İade mallar sorumlusu satın almadan gelen iade mallar karar formu doğrultusunda çözüm üretmek durumundadır. İade Mallar Karar Formunun I. nüshayı koli üzerine yapıştıracak, II. nüsha İade Mallar Deposunda dosyalanacak ve III. nüshası ise satın almada kalacaktır.

5- İADE MALLAR DEPOSU’NDAN aşağıdaki şekillerde çıkışlar olmaktadır :
a)- Firmaya İade edilecek Ürünler :

Satın alma Bölümünden alınan İade Mallar Karar Formu doğrultusunda yapılacak bir işlemdir. Bu Ürünler firma bazında kolilerinde muhafaza edilecek ve karar formu koli üzerine yapıştırılarak ilgili raf bölümüne kaldırılacaktır. Satıcı Firma geldiğinde Mal Hazırlık Şefi İADE MALLAR DEPOSUNDAN irsaliyeli fatura kesip çıkış işlemi yapacaktır. İrsaliyeli fatura 3 nüsha düzenlenecektir.(büyük sürekli form) Faturanın tüm nüshalarında ürünleri Satıcı Firmaya teslim ettiğimize dair iade mallar depo sorumlusu isim soyadı ve imzası ile Ana Depo Müdür veya Müdür Yardımcısının onayı ve Satıcı Firma temsilcisinin ürünleri teslim aldığına dair ad soy ad ve imzası bulunacaktır. İade faturasının I. inci nüshası Satıcı Firmaya verilecektir .II. ve III. üncü nüsha ise İade Mallar Deposu Sorumlusu tarafından Mal Hazırlık Şefine teslim edilecektir. Ertesi gün Mal Hazırlık Şefi irsaliyeli faturanın II. ve III. üncü nüshalarını muhasebeye teslim edecektir.

Konsinye firmalara mal iadesinde 3 nüsha sevk irsaliyesi düzenlenecektir. Düzenlenen sevk irsaliyesinin I. inci nüshası Satıcı Firmaya verilecektir . II. ve III. üncü nüsha ise İade Mallar Deposu Sorumlusu tarafından Mal Hazırlık Şefine teslim edilecektir ,ertesi gün Mal Hazırlık Şefi sevk irsaliyesinin II. ve III. üncü nüshalarını muhasebeye teslim edecektir.

b-) Firmadan Birebir Değişimi yapılacak ürünler :
Satın alma Bölümünden alınan İade Mallar Karar Formu doğrultusunda gerçekleştirilebilecek bir işlemdir. Bu ürünler firma bazında ve karar formu koli üzerine yapıştırılmış şekilde muhafaza edilerek ilgili raf bölümüne kaldırılacaktır. Satıcı Firma geldiğinde BIREBIR DEGİSİM FORMU düzenlenerek Satıcı Firma temsilcisine yeni ürünü teslim ettiğine,değişecek ürünü teslim aldığına dair İsim ve Soyadını yazarak imzalayacaktır. Aynı işlem İade Mallar Depo Sorumlusu tarafından ürünün teslim alındığına dair Ad ve Soyadını yazarak imzalayacak ve Depo Müdür veya Yardımcısına onay için Adı Soyadı ve imzası alınarak işlem tamamlanacaktır. BIREBIR DEGİSİM FORMUNUN I. nüshası İADE MALLAR DEPOSU DOSYASINA konacak ,II. nüshası Satın almaya ve III .nüshası ise Satıcı Firmaya verilecektir. Birebir değişimi yapılan ürün bekletilmeyerek dahili sevk fişi ile ilgili mağazaya gönderilecektir.

c-) Satıcı Firma Yetkili Servisi Kararı Doğrultusunda
Hareket Edilecek Durumlar :

Hasarlı olduğu tespit edilen ürünler içinde Satıcı firmanın yetkili tamir servisi tarafından yapılan kontrol neticesinde karara bağlanacak ürünlerde,ilgili ürün tali depodan direk olarak Yetkili Tamir Servis deposuna tali depo b.i.m elemanı tarafından depolar arası transfer ekranından dahili mal hareket fişi (yarım sürekli form) kesilerek ürünlerle birlikte iade mallar deposuna teslim edilecektir.

Bu durumlarda ;

1- Satıcı Firma Yetkili Servisi gelerek arızalı ürünlerin kontrolünü yapar. Eğer arıza yerinde giderilebilecek durumda ise ürünün arızası Yetkili servisi tarafından onarılarak işlem tamamlanır ve ürün tekrar mağazaya depolar arası transfer fişi ile sevk edilir .

2- Satıcı Firma Yetkili Servisi eğer birebir değişim gerekmiyorsa ve ürünün arızası yerinde giderilemeyecekse,ürün Satıcı Firma Yetkili Servisine depoda tutulan 3 nüsha sevk irsaliyesi (kücük cilt tipi) kesilerek tamir edilmek üzere tüm nüshaları iade mallar depo sorumlusu ve yetkili servis sorumlusu tarafından imzalanarak teslim edilir. Sevk irsaliyesinin I. inci nüshası yetkili servise verilir. II. nüsha sevk irsaliyesi depo müdürlüğünde ,III. Nüsha sevk irsaliyesi ise satın alma bölümünde kalır. Yetkili Servisin ürünü geri teslim edebileceği sürenin takibi Satın alma Bölümü tarafından yapılacaktır. Ürün tamir edilip geri geldiğinde mal kabul şefi tarafından Yetkili Tamir Servis deposundan depolar arası transfer ekranından dahili mal hareket fişi (yarım sürekli form)kesilerek ilgili tali depoya aktarımı yapılır.

3- Satıcı Firma Yetkili servisi üründe üretim hatası olduğunu kabul eder ve ürünün birebir değişmesi konusunda görüş bildirir ise ürün Birebir Ürün Değişim Prosedürü çerçevesinde değişim işlemi gerçekleştirilir.

d-) İmha :

Satın alma Bölümünden alınan İade Mallar Karar Formu doğrultusunda yapılacak işlemdir

Bir ürünün İmha edilmesi için aşağıdaki iş akışı uygulanacaktır :

1- İmha toplantısına bulunması gereken kişiler her Salı günü Ana Depo B.İ.M de saat 09.00 da toplanacaklardır. Bu kişiler :

a-) Gıda Mühendisi
b-) Güvenlik Müdürü
c-) Satın alma Müdürü
d-) Mağazalar Müdürü
e-) Depo Müdürü
f-) İade Mallar Depo Sorumlusu

2- Geri Dönüşümlü Ürünler Karar ve Organizasyonu :

a-) İade Mallar Deposunda imhaya çıkması kararı verilmiş mallar Kurul tarafından incelenerek tekrar satışa sunulabilecek nitelikteki ürünler seçilir. Listesi oluşturularak satın alma bölümüne verilir. Satın alma almış olduğu listeyi esas alarak yeni ar tikellerin açılması için ürün açılış formu düzenler ve ar tikelleri açar ,fiyatlar ve satışa hazır hale getirir. Satın alma bölümü dönüşümü yapılacak ürünleri ve satışa sunulan yeni ürünleri Dönüşümlü Ürün Formuna yazarak Stok Kontrol Bölümüne verecektir. Stok Kontrol Departmanı gelen liste doğrultusunda stok aktarma işlemlerini tamamlar. İşlemleri biten ürünler için Stok Kontrol Departmanı Mal Hazırlık Şefine bilgi verir. Mal Hazırlık Şefi ürünleri depolar arası transfer ekranından dahili mal hareket fişi (yarım sürekli form) ile mağazaya aktarır.

3- Geri dönüşümlü ürünler tespit edilip gerekli işlem yapıldıktan sonra geriye kalan ürünler İmha edilecek ürünler olacaktır. Bu ürünler depolar arası transfer ekranından dahili hareket fişi (yarım sürekli form) ile iade mallar deposundan çıkarılıp imha mallar deposuna Mal Hazırlık Şefi tarafından aktarılacaktır.

Dahili hareket fişinin tüm nüshaları ertesi gün Mal Hazırlık Şefi tarafından muhasebeye teslim edilir.

4- İmha deposuna aktarılan ürünlerin listesi Mal Hazırlık Şefi tarafından alınacak ve bu liste esas alınarak ürünlerin imha edilme sebepleri açıkça tutanağa yazılıp yukarıda belirtilen kişilerin ad soyadları ile imzalanacak ve İmha Deposuna aktarılan ürünler listesine eklenecektir.

Hazırlanan liste Kurul başkanı tarafından Genel Müdüre sunulacaktır.

2 - NORMAL İADE

Mağazadan satışa sunulabilecek durumdaki bir ürünün ana depoya aşağıdaki sebeplerden dolayı çıkışının yapılmasıdır.

1- Ana Depo kendisine gelen Gross siparişi karşılayıp müşteri firmaya gönderebilmek amacı ile mağazadan ürün talebinde bulunması :

Bu durumda Gross Mal Hazırlık Şefi hazırlamış olduğu Gross Mal Talep Formu ile Mağaza Müdürlüğüne talepte bulunur. Mağaza Müdürlüğü talep edilen malları inceler ve ürünlerin transferine onay veriyor ise gross mal talep formunu imzalar ve ürünlerin hazırlatılması amacıyla reyon şefine verir. Reyon şefi ürünleri hazırlatır ,hazırlattığı ürünleri normal çıkış fişine yazar ve gross mal talep formu ile birleştirerek mağaza B.İ.M ‘e verir. Mağaza B.İ.M normal çıkış fişini esas alarak depolar arası transfer ekranından dahili mal hareket fişi (yarım sürekli form) ile ürünlerin transferini sağlar. Birleştirilen Gross mal talep formu ve normal çıkış formu Ana Depoya kesilen dahili mal hareket fişine eklenir. Mağaza reyon elemanı ürünler ile birlikte Mal Hazırlık Şefine karşılıklı ad soy ad ve imza edilerek teslim işlemi yapılır. Dahili Mal Hareket fişi I. inci nüshası Ana Depoda ,II. inci ve III. üncü mağaza B.İ.M’ e dönecek ve ertesi gün Muhasebeye aktarılacaktır.

Normal Çıkış Fişinin II. Nüshası mağaza müdürlüğünde kalacaktır.

Yapı marketin gross satışları yukarıda anlatılan akışa uygun olarak yapılacaktır. Ancak yükte ağır olan ve taşınmasında zorluk çekilecek ürünler (küvet v.s) home depoda bekleyecek ve buradan araç şoförüne teslimatı yapılacaktır.

2- Mağazanın Elinde Bulunan Stok Fazlası Ürün :

Reyon Şefi tarafından tespit edilen bu ürünlere ( Insert sonu ,vs) Normal Çıkış Formu düzenlenecektir. Düzenlenen Normal Çıkış Formu Mağaza B.İ.M ‘ne verilecek ve Mağaza B.İ.M’ ce Ürün Normal Çıkış Formu doğrultusunda depolar arası transfer ekranından dahili mal hareket fişi kesilecek ve ana depoya aktarılacaktır. Reyon Şefi ürünlerle birlikte dahili mal hareket fişini alıp Ana Depo Mal Kabul Şefine teslim edecektir. Dahili mal hareket fişine normal çıkış formu eklenecektir. Dahili mal hareket fişi I. inci nüshası Ana Depoya, II. inci ve III. üncü mağaza B.İ.M’ e dönecek ve ertesi gün muhasebeye aktarılacaktır. Normal Çıkış Fişinin II. Nüshası mağaza müdürlüğünde kalacaktır.

Tekirdağ ve merkeze uzak mağazalarda ise stok fazlası olarak belirlenen ürünlerin transferi için 3 nüsha sevk irsaliyesi (büyük sürekli form) düzenlenecektir. Düzenlenen Sevk irsaliyesinin tüm nüshalarında ürünleri araç şoförüne teslim aldığına dair araç şoförü isim soyadı ve imzası ve tali depo müdürünün ürünleri teslim ettiğine dair ad soy ad ve imzası bulunacaktır. Tali depoda III. sureti kalır.2 nüsha halinde ilgili depoya gelir. İlgili depoda malın teslim alındığına dair mal kabul şefi tarafından imzalanır ve II. sureti tali depoya geri gönderilir.