Bu prosedürün amacı Ana Depo ve Tali Depo personelinin ürün kabul, depolama ve sevk operasyonlarında uymaları gereken çalışma prensiplerini belirlemektir. Belirlenen bu prensiplere uyulması, operasyonu bütün aşamalarında başarıyla yürütebilmek için olmazsa olmaz bir gerekliliktir. Bu kurallara uymayan tedarikçi firmalara herhangi bir taviz verilmemesi ve operasyonda prosedürümüzde tanımlanmayan herhangi bir alternatif yol/mekanizma kullanılmaması esastır.
Mal Kabul ve Mal Hazırlık Operasyonunun Yönetim ve Organizasyonu:
Depolarda mal kabul işlemlerinden direkt olarak Mal Kabul Sorumlusu Mal Kabul Şefine, Mal Kabul Şefi de Depo Müdürlüğüne bağlı olarak müteselsilen sorumludurlar. Mal Kabul Sorumlusu gelen malı siparişimize uygun şekilde ilgili prosedür doğrultusunda alır ve gelen malın siparişinin hangi depodan verildiğine bakarak mal kabulünü ilgili depoya yapar ve mal hazırlık şefinin alması için mal kabul alanına bırakır. Mal Hazırlık şefi elemanları ile bu malları ilgili prosedür doğrultusunda talebi olan satış noktasına sevk eder veya deposunda ilgili rafa kaldırır.
Mal Kabul ve Mal Hazırlama Şefi emrindeki iş gücünü tahmini veya gerçekleşen iş yoğunluğuna göre ekiplere bölmek ve bu iş gücünün mesai saatleri içindeki dağılımını ve vardiya düzenini oluşturmak konusunda yetkili ve sorumludurlar.
Mal kabul saatleri Pazartesi-Cumartesi 08.00 - 18.00 arasındadır. Bu günler ve saatler dışında herhangi bir olağandışı durum önceden tespit edilerek hazırlık yapılmadığı takdirde hiç bir şekilde ürün kabul edilmeyecektir. Ayrıca gelen malların tüm işlemleri en geç saat 19:00’a kadar tamamlanmış olacaktır. Mal Hazırlık işlemleri ise sabahleyin Depo Mal Kabül ve Hazırlık Şifti ile (saat 08:00’de) başlar, gece aynı Şift ile (saat 24:00’de) mal kabul rampası tamamen boşaltılmış olarak sona erer. Bu saatler, sezon yoğunluklarına göre, gerektiğinde Depo Müdürlüğü tarafından değiştirilebilir.
MAL KABULDE UYULACAK GENEL PROSEDÜR VE KURALLAR :
1- Ürün tanımı ve siparişi olmayan hiç bir ürünün mal kabul işlemi yapılamaz.
2- Satıcı Firma irsaliyesi olmadan kesinlikle mal kabulü yapılamaz.
3- Satıcı Firmadan gelen evrakların, Üç kopyalı İrsaliye veya üç kopyalı İrsaliyeli Fatura ile bizim siparişlerimizde belirlediğimiz ürün çeşidinde ve adedinde olması gereklidir.
4- Mal Kabul Sorumlusu ürünlerin barkodlarını SCANNER ile okutmadan mal kabulü yapamaz.
5- MAXİ tarafından tedarikçi firmaya gönderilen siparişin kopyasının getirilmesi veya sipariş numarasının irsaliye üzerine yazılması gerekmektedir. Mal Kabul Sorumlusu, kabul sıralamasında evrakları, sevkiyat miktarı ve ambalajlaması bakımından bizim siparişimize ve standartlarımıza tamamen uyan Satıcı Firmalara öncelik tanıyacaktır.
6- Satıcı Firmadan yeni gelen bir sevkiyatın mal kabül işlemi için Mal Kabul Şefi; Mal Kabul sorumluları ve mal taşıma elemanlarını görevlendirir. Mal Kabul Sorumlusu Satıcı Firmanın ürünlerini scannerle okutur ve gelen miktarları girer. Mal Kabul işlemini sonuçlandırmak tamamen bu ekibin sorumluluğu içindedir ve Mal Kabul işlemi bitmeden ekipten hiç kimse başka bir işe yönelemez/yöneltilemez. Ürünün kabulü neticelenene kadar ürün bu elemanlara zimmetlenmiştir. Ürün depoya kabul edildikten sonra ürün ile ilgili tespit edilecek miktar farklılıklarından ve/veya kalite problemlerinden (hasarlı, kırık, son kullanma tarihi geçmiş vs.) mal kabulü yapan mal kabul sorumlusu şahsen sorumludur. Mal Kabul Sorumlusu gelen malı siparişimize uygun şekilde eksiksiz ve sağlam olarak alır ve gelen malın siparişinin hangi depodan verildiğine bakarak mal kabulünü ilgili depoya yapar ve mal hazırlık şefinin malları ilgili depoya aktarması için mal kabul alanına bırakır.
Örnek:
a) Bir X firmasına A malından, Silivri Mega’ya 100 adet siparişimiz olsun. Bu durumda Mal Kabul Sorumlusu, 100 adet ürünü Silivri Mega deposuna direkt kabul yapacaktır.
b) Aynı firmaya B malından , Tekirdağ Plus’a 100 adet siparişimiz olsun ve Tekirdağ’a sevkiyatı olmayan firma malı Silivri Mega’ya getirmiş olsun. Bu durumda Mal Kabul Sorumlusu 100 adet malı mal kabul prosedürü doğrultusunda Tekirdağ Plus deposuna mal kabul yapacak ve malın Tekirdağ Plus deposuna gitmesi için sevk irsaliyesi düzenleyecektir.
c) Bir Z firmasına C malından, Tekirdağ Plus’a 100 adet siparişimiz olsun ve mal Firma tarafından Tekirdağ Plus’a sevkedilmiş olsun. Bu durumda, Tekirdağ Plus depo Mal Kabul Sorumlusu 100 adet malı mal kabul prosedürü doğrultusunda Tekirdağ Plus deposuna direkt mal kabul yapacaktır.
d) Bir peynir firmasına 10.000 teneke peynir siparişimiz olsun. Bu durumda 10.000 teneke peynir anlaşma yaptığımız kiralık depoya satıcı firma irsaliyesi ile teslim edilir. Satıcı firma tarafından irsaliye ilgili depo mal kabule gelecektir. Mal Kabul Sorumlusu bu durumda Satıcı firma irsaliyesinden 10.000 teneke peyniri ilgili depoya mal kabul yapacaktır ve ilgili (kiralık) depoya 10.000 teneke peynir depolar arası transfer modülünden dahili transfer fişi ile sevk edilmiş gösterilecektir. Kiralık depodan mal gelişi ise ilgili kiralık deponun irsaliyesi ile gelir ve bu irsaliyeden değil tali depodan ana depoya depolar arası transfer modülünden kesilen dahili transfer fişi ile mal kabulü yapılır ve dahili transfer fişi nüshaları ile kiralık deponun irsaliyesi birleştirilerek muhasebeye teslim edilir.
e) Bir firmaya, 30.000 adet 2.5lt gazoz siparişimiz olsun ve bu siparişin, X müşteri firma tarafından bize verilmiş bir siparişin karşılığı olduğunu düşünelim. Bu gibi durumlarda, yani bir müşteri firmadan siparişi alınmış, satışa hazır ve miktar olarak yüklü olan siparişler, ana depo satış ortalamalarını saptırmaması için, spot depoya sipariş olarak verilir ve mal kabulü de spot depodan yapılır. Mal kabul Sorumlusu Spot Ekranından Satıcı Firmaya verilmiş olan siparişin bir çıktısını alır ve mal kabul işlemine başlar. Ürünleri araçtan indirmeden önce, Satıcı Firmanın irsaliyesiyle Maxi Sipariş föyündeki ürünlerin miktar ve çeşit bakımından aynı olup olmadıklarını karşılaştırır. Eğer bir sorun yoksa, ürünleri mal kabul alanında cinslerine göre ayırarak yerleştirir; ürünleri scanner’e okutarak miktarların sisteme girişini yapar.
7- Sipariş ile Satıcı Firma İrsaliyesi arasında ürün cinsi ve miktarı açısından herhangi bir miktar ve kalite farklılığı yok ise Mal Kabul Sorumlusu satıcı firma irsaliyesini imzalar ve şartlı mal kabul kaşesini vurur. İrsaliyenin III. üncü nüshasını Satıcı firma yetkilisine teslim eder. Satıcı Firma irsaliyesi I. ve II. inci nüshası ile firma sipariş çıktısı ve firma siparişten mal kabul çıktısını imzalayarak birleştirir ve Mal Kabul Şefine teslim eder. Mal kabul Şefi, scanner ile okutulan ürüne ait irsaliye ile mal kabul Ekarnındaki siparişi karşılaştırıp birebir işaretledikten sonra mal kabulü yapıp Mal Kabul Çıktısını alır. Sonra firma irsaliyesini, mal kabul çıktısını ve sipariş çıktısını karşılaştırıp kontrol eder ve ertesi gün bütün bu evrakları muhasebeye teslim eder. Ancak bu noktada dikkat edilmesi gereken en önemli husus şudur: Ürünün birden fazla siparişi varsa, alış fiyatı düşük olan siparişi esas alarak mal kabul işleminin yapılmasıdır. Aynı sevkiyatta iki açık sipariş karşılığı olarak, iki ayrı irsaliyeyle mal gelmişse, Mal Kabul Şefi fiyatı düşük olan siparişe öncelikle mal kabul yaparken iki irsaliyeyi de kontrol ederek fiyatı düşük olan siparişe fiyatı düşük olan irsaliyeden mal kabul yapmalıdır.
8- Eğer gelen ürünlerin orijinal barkodu yok ise Mal Kabul Sorumlusu sipariş çıktısı ile firma irsaliyesi ve mal üzerinden firma referans numaralarını kontrol ederek mal kabulü yapacaktır. Daha sonra sipariş çıktısından bu firmaya ait ürünlerin barkodlarını tespit edip,ürün üzerindeki referans kodları ile tespit edilen barkod numarası, barkod etiketi üzerindeki referans numarası ve barkod numarası karşılaştırılarak barkod etiketleri barkod sorumlusu tarafından yapıştırılacaktır. Eğer barkodsuz ve ürün üzerinde firmanın ürün refarans kodu yazılı değilse satın alma sorumlusu ile beraber mal kabul yapılacaktır ve tüm ürünlerin üzerine birer adet örnek barkod yapıştırılarak barkod sorumlusuna teslim edilecektir.
9- Garanti Belgesi olması zorunlu olmasına rağmen, kolilerinde Garanti Belgesi bulunmayan hiçbir ürün mal kabul yapılmayacak ve Satınalma Sorumlusuna bilgi verilecektir.
10- Kargo ile gelen mallarda kargo fişi esas alınır. Kargo elemanı, kargo fişinde yazılı olan koli miktarı kadar koliyi teslim etmek zorundadır. Aksi takdirde mallar kargodan teslim alınmaz.
11- Mal kabul depo bazında yapıldığı için, Satınalma bölümünün verdiği siparişlerin de depo bazında olması gerekir.
12- Eğer Satıcı Firmadan örneğin, Silivri Mega deposuna gelen ürünün tamamı veya bir kısmı diğer depolar için verilmiş bir siparişin karşılığı olarak gelmişse, sipariş miktarı kadar ürün, Silivri Mega mal kabul şefi tarafından ilgili depoya kabul yapılacaktır.
13- Eğer ilgili depo Tekirdağ gibi araç kullanılacak kadar uzak ise bilgisayardan yol irsaliyesi kesilir ve mal ilgili depoya gönderilir. Mal gönderilen ilgili depo yol irsaliyesi ile malı teslim alır. Makinede herhangi bir işlem yapmaz.
14- Eğer herhangi bir deponun mal ihtiyacı varsa, satınalma tarafından bilgisayardaki stokları esas alınıp ihtiyaç duyulan ürüne satınalma tarafından transfer girilir. Girilen transfer ilgili depodaki mal hazırlık şefi tarafından hazırlatılıp transfer girilen depoya üç nüsha sevk irsaliyesi basılır. Üçüncü nüsha malı gönderen depo tarafından ertesi gün Muhasebeye teslim edilir.. İlk iki nüsha mal ile birlikte şoföre teslim edilir. Şoför malı teslim ettikten sonra birinci nüshasını malı götürdüğü depoya bırakır, malı teslim alan depo tarafından imzalanan İkinci nüshasını geri getirip Muhasebeye teslim eder. Transfer edilen malı teslim alan depo, ertesi gün saat 10:30’a kadar kendisinde kalan nüshayı Muhasebeye teslim eder.
15- Her mal kabulden sonra, o firmaya ait Sipariş Kontrol Raporu çekilir ve çekilen bu raporlar Mal Kabul Şefi tarafından, saat 13:00’te, 17:00’de ve 19:00’da Mağaza Şeflerine teslim edilir. Mağaza Şefleri bu raporları ilgili reyon şeflerine verirler ve Gross siparişleri de dikkate alınarak reyon ihtiyacı olan malların reyona çekilmesi sağlanır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder