Prosedürler :Satınalma Bölümü Genel İşlevsel ve Prensipler

SATINALMA GÖRÜŞMESİ

İlgili ürün sorumlusu ve ürün grup yöneticisi; ilk görüşmede firmanın genel yapısı, ürün portföyü, yatırım ve fiyat politikası, vade yapısı, vb. hakkında olabildiğince detaylı bilgiler edinip, grup müdürüyle birlikte konuyu tekrar masaya yatırırlar.

Bu arada firmanın ürünleriyle ilgili bilgilerin listesi AR-GE bölümüne verilir. AR-GE tarafından firma ürünlerinin satıldığı noktalar, satış fiyatları ve tanzim-teşhirleri ile ilgili veriler toplanarak ilgili satınalma müdürüne sunulur.

Toplanan bütün bu bilgiler ışığında sözkonusu yeni firma ürünlerinin veya zaten çalışılmakta olan bir firmanın yeni ürününün alınıp alınmayacağına ilişkin Satınalma Komisyonunda son bir mutalaa ve müzakerede bulunulur. Olumlu sonuç çıktığında firmanın ve ürünlerinin sisteme tanımlanması aşaması başlamış olur.

FİRMA VE ÜRÜN TANIMLANMASI

Firma Carisi ve Ürün Açılışı
Yeni çalışılmaya başlanacak bir firmanın sisteme tanıtılmasında dikkat edilecek ilk husus, firmanın alınmasına karar verilen ürün portföyüne ilişkin uygulayacağı vade yapısıdır. Eğer firma bize sunduğu fiyat listesindeki bütün ürünlerine aynı satış vadesini uyguluyor ise, firmanın bütün ürünleri firmaya açılacak tek bir cari altına tanımlanacaktır. Fakat firmanın değişik ürün veya ürün grupları için farklı vade uygulaması varsa, bu durumda, farklı vade sayısı kadar firma için cari açılacak ve aynı vade grubundaki ürünler sadece aynı vadeli cari altına tanımlanacaktır.

İlerleyen dönemlerde, bir defaya mahsusus olsa bile normal fiyat listesi ve vade yapısı dışında mal alımı sözkonusu olduğunda, ürün yeni açılacak bir carinin altına tanımlandıktan sonra sipariş verilecektir. Bunun dışında herhangibir uygulama, ya zarara ya da reel karlılığın görülmemesine sebebiyet verecektir.

Firma için kaç adet cari açılması gerektiği saptandıktan sonra Firma Bilgileri Giriş Formu doldurulup, Bölüm Müdürüne imzalatılır ve Bilgi İşlem Müdürlüğüne teslim edilir.

Aynı şekilde ürünlerin sisteme tanımlanmasından önce hazırlanacak olan Ürün Açılış Formu bilgileri doldurulduktan sonra Bölüm Müdürünün onay ve imzasının alınması zorunludur. Ayrıca Yeni Açılan Ürünler Kontrol Raporu günlük olarak Bölüm Müdürleri tarafından incelenerek yeni açılan ürünlerin takibi (gerekiyorsa tashih ve düzeltmesi) yapılacaktır.

Sonradan sorunlarla karşılaşmamak için, her bir ürüne ait ürün bilgilerinin bütün ayrıntılarıyla doğru ve mantıklı bir şekilde sisteme girilmesi olmazsa olmaz bir ön şarttır. Ürünün doğru ve anlaşılır bir şekilde etiket ve kasa adlarının tanımlanması,marka isminin belirtilmesi, ürüne ait barkod veya barkodların girilmesi, ürünün bölünmez bütünleşme birimi (BB), koliiçi adedi, referans bilgileri, durum kodu, satış noktası,teslim süresi, ürünün yer alacağı kırılım, hedef karlı olacaksa perakende ve toptan hedef karları, perakende-toptan kar farkı (PTKF), brüt fiyat, iskontolar, alış KDV, perakende ve toptan satış KDV, döviz cinsi bilgilerinin ; öncelikle satıcı firmayla mutabakat ve teyit sağlandıktan sonra, eksiksiz ve doğru olarak girilmesi gerekmektedir. Bu temel tanım ve kriterlerde yapılacak herhangibir yanlışlık veya noksanlık; satınalmanın oluşturacağı siparişlerde, mal kabul işlemlerinde, muhasebe ve faturalaştırma işlemlerinde yanlış ve tutarsız sonuçlarla sorun olarak karşımıza çıkacak, neticede zaman, enerji ve verim kaybına neden olacaktır.

Fiyat Listelerinin Girilmesi

Düzenli olarak girilmemesi durumunda, karşımıza sorunlar çıkaran hususlardan bir tanesi de, Yeni Fiyat Listelerinin ekrana girilmesidir. Öncelikle, yeni bir fiyat listesini sisteme girerken, ürünlerin brüt fiyatlarını, iskontolarını, alış vadelerini ve KDV oranlarını yanlışsız ve eksiksiz olarak girmemiz gerekmektedir. Mantık olarak anlayamadığımız veya fotokopi ya da faksını net olarak okuyamadığımız listeleri firmayla birebir mutabakat sağladıktan sonra girmek zorundayız. Bu işlemi düzgün olarak yaptığımızda, giriş hatasından kaynaklanacak problemlerin önüne geçmiş oluruz.

Listelerin girilmesinde daha önemli olan bir diğer husus ise, giriş zamanıdır. Bir listeyi bize gelir gelmez ekrana girdiğimizde, eğer firma önceki listeden mal sevkederse yuvarlama çıkmakta; firma yeni listeden mal gönderdiğinde, biz henüz yeni listeyi ekranımıza girmemişsek bu sefer de fark faturası çıkmaktadır. Bu durumlarda, firma karşılıklı olarak mutabakata varmış olduğumuz tarihte yeni fiyat listesinden mal gönderdiği halde fark faturası çıkıyorsa, biz ya bazı ürünlerle ilgili giriş hatası yapmışızdır ya da listeyi henüz hiç girmemişizdir. Biz mutabık kalınan zamanda yeni fiyat listesini ekranımıza girdiğimiz halde yuvarlama çıkmışsa, firma ya belirttiği tarihte yeni fiyat listesini uygulamaya sokmamıştır ya da bizden başka bir markete eski listeden sevkiyat yapmaya söz verdiği için yeni listesini kendi sistemine henüz girmemiş, bu arada bize de yanlışlıkla(!) eski listeden mal vermiştir.

Bu tür fiyat farkı ve yuvarlama faturalarını asgariye indirmek için başvurabileceğimiz bir yol, firmalarla mutabık kalarak, yeni fiyat listelerini ekranımıza mümkün olduğunca geç girmek olabilir. Bununla birlikte meselenin özünde yatan ve bizim için önemli olması gereken husus, bir firmanın bize hataen(!) bir önceki listeden mal göndermesi değil, kişisel olarak pazarlık yeteneğimizi kurum olarak ta yaptırım gücümüzü kullanarak firmayla ‘anlaşmamız gereği’ önceki listeden mal alabilmemizdir.

Yeni Satış Fiyatlarının Oluşturulması
Bir ürünün yeni alış fiyatının sisteme girilmesiyle birlikte, yeni şartlara göre satış fiyatının belirlenmesi de kendiliğinden gündeme gelmiş olacaktır. Normal şartlarda olması gereken, bir ürünün net alış fiyatındaki artış oranında net satış fiyatını da arttırmaktır. Eğer alış fiyatı değişen ürün, hedef karlı bir ürün ise satış fiyatı hedef kar marjına göre otomatik olarak sistem tarafından oluşturulur. Ürün piyasa şartlı bir ürün ise, alış fiyatını değiştirdiğimiz fiyat listesi ekranında ürünün yeni satış fiyatını da belirleyip girmemiz gerekmektedir. Piyasa şartlı bir ürünün satış fiyatını oluştururken baş vuracağımız kriter, ürüne ait min-max tavsiye kar marjlarıdır. Ayrıca ürünün daha önce sahip olduğu kar marjı ile göstermiş olduğu satış performansı da bizim için bir ölçü olabilecektir.

Piyasa şartlı ürünlerin yeni satış fiyatlarının oluşturulmasında etken olan başka bir husus da, piyasadaki diğer satış noktalarında ürünün yeni satış fiyatının oturması kaygısıdır. Böyle bir kaygıyla, elimizde eski maliyetli mevcudu bulunan bir ürünü, henüz yeni satış fiyatından satmak istemediğimiz durumlarda ürünün yeni alış fiyatını girdikten sonra Geçiş Tarihi seçeneğini kullanmamız gerekmektedir. Bu durumda, ürünün elimizdeki eski fiyatlı stok miktarını ve piyasanın genel nabzını dikkate alarak belirleyeceğimiz bu tarihte, tekrar yeni fiyat olarak ekranımıza gelecek ve yeni satış fiyatını yürürlüğe sokmamız mümkün olacaktır.

Bir firma altında tanımlı ürün veya ürünlerin yeni alış fiyatları girilip satış fiyatları oluşturulduktan sonra, bu fiyat çalışmasının iki adet çıktısı alınır ve onaya gönderilir; ekran çıktılarının bir tanesi dosyalanmak üzere satınalma grubunda kalır, diğeri ise onay için Bölüm Müdürlüğüne verilir.

ÜRÜNLERİN SİPARİŞ, STOK, TANZİM-TEŞHİR VE SATIŞININ TAKİBİ

Sipariş Hazırlama
Herhangibir ürünle ilgili sipariş oluşturulması, Satınalma Sipariş Hazırlık Ekranında gerçekleştirilir. Hazırlık ekranı, üst ve alt ekran olmak üzere iki bölüme ayrılmıştır. Üst ekranda, ürünlerin minumum-maximumlarına göre, sipariş verilmesi gereken ürünler görülür. Ürünler bu ekrana otomatik olarak gelir, sistem ürünün mevcut stoğunu, minumum-maximum miktarlarını , teslim süresini ve firmanın vade yapısını dikkate alarak bu ürünlerle ilgili tavsiye bir sipariş sunar. Alt ekranda ise, firmanın bütün ürünleri bulunmakta olup, mevcudu minumuma yaklaşmış olan veya insert, promosyon, vb aktiviteler için extra sipariş vereceğimiz ürünlere sipariş oluşturma imkanı sağlar.

Ürünlerin otomatik olarak siparişe atılması ve doğru miktarda sipariş oluşması için, min-max değerlerinin, teslim süresinin ve mevcut ürün stoğu miktarının doğru olması zorunludur. Bu nedenle, teslim süresini (min-max katsayısını doğrudan etkilediği için) doğru ve mantıklı bir biçimde belirleyip sisteme girmemiz, ayrıca mevcut stok açısından şüpheli gördüğümüz ürünler için sayım ve stok düzeltme talebinde bulunmamız gerekmektedir.

Ürüne ister alt ister üst ekrandan sipariş oluşturulsun, her bir siparişin yerinde ve mantıklı bir sipariş olması için sürekli göz önünde bulundurulması gereken kriterler sözkonusudur: ürünün halihazırdaki stok durumu, ürünün minumum ve maximum değerleri, ürünün satış seyri (son 30 gün ortalama satış miktarı), ürünün kendi doğasından veya üretici firmanın üretim stratejisinden kaynaklanan sezonluk/dönemsel satış pozisyonları, ürünün teslim süresi, ürünün alış vadesi, fiyat geçiş oranları, tahsis edilen/edilmesi düşünülen raf payı veya özel alan miktarı (palet, sepet, gondolbaşı, kasaönü, alasantral çalışması gibi), ortalama seyir dışında olağanüstü yüklü sipariş verilmesi durumunda katlanılabilir makul stok seviyesi, dönemsel talep değişkenlikleri, Gross talep seyri, vb...

Sözü edilen kriterlere dikkat ederek makul ve mantıklı bir sipariş ve satış organizasyonu gerçekleştirmenin temelinde, satınalmacılık beceri ve tecrübesiyle genel muhakeme ve matematik zeka yeteneği yatmaktadır. Sistemsel destek gerektiren hususlar için gerekli veriler ise, Satınalma Sipariş Hazırlık Formu üzerinde mevcut bulunmaktadır. Yapmamız gereken şey, oluşturduğumuz herhangibir siparişin Hazırlık Çıktısını incelemek ve gözden kaçmış olan hususları yakalayıp düzeltmektir.

Bu bakımdan, firmalara geçmeyi düşündüğümüz siparişler öncelikle sisteme girilmeli, afaki olarak manuel sipariş vermekten kaçınılmalıdır. Aksi takdirde, bütün veriler dikkate alınmadığı için yanlış veya dengesiz sipariş verilmiş olabileceği gibi, öte yandan manuel olarak verilen siparişin sisteme girilmesi unutulabildiğinden mal kabul esnasında da sorun çıkacaktır.

Ayrıca Satış Noktaları Mevcut Kontrol Raporu ürünlere gerekli siparişlerin verilmesi noktasında bize yardımcı olacaktır.

Sipariş verme dışında, ürün stoklarının ayarlanması için kullanabileceğimiz bir yöntem de Depolararası Transfer Yöntemidir. Bu şekilde bir depoda devir hızının düşüklüğünden veya hatalı siparişten dolayı aşırı stoğu bulunan bir ürün, diğer depo/lara transfer edilerek hem stok yükü dağıtılmış olur hem de devir hızı nispeten yüksek olan bir depodaki sirküle sayesinde ürünün yiyeceği vade valörü aşağıya çekilebilir. Ayrıca firmadan temin veya sevkinde geçici problem olan ürünler için, görece olarak fazla mevcut bulunan bir depodan başka bir depoya mal takviyesi için transfer yöntemine baş vurmak yerinde olacaktır. Bu takdirde, ürünün her bir depodaki devir hızına orantılı olarak transfer miktarının mantıklı bir şekilde ayarlanması gerekmektedir. Fakat aslolan, satıcı firmalardan kaynaklanan geçici problemler dışında, bize ek bir külfet getirecek olan bu yönteme baş vurmaya gerek kalmadan, verdiğimiz her bir siparişi kontrollü ve mantıklı bir biçimde vermemiz ve belirlenmiş teslim gününde gelmiş olmasını sağlamamızdır.

Son aşamada, giriş ve kontrolü yapılan bir siparişten iki (2) adet çıktı alınarak, Ürün Grup Sorumlusunun imzasını taşıyan bir adeti onaylanmak üzere Bölüm Müdürlüğüne verilir; diğeri ise, siparişin firmaya fakslanmasından sonra firma dökümü ve detaylı dökümle birlikte dosyalanır. Firmaya fakslanan firma dökümünde de Ürün Sorumlusu veya Yöneticisi imzasının bulunması zorunludur.

Sipariş, Sevkiyat ve Bakiyelerin Takip Edilmesi
Verilmesi gereken siparişleri zamanında vermediğimiz ve verilmiş siparişlerin de gününde teslim edilmesini sağlayamadığımız zaman, bazı ürünler mağazamızda yoka düşecek; bu da satış ve kazanç kaybına neden olacaktır.

Böyle bir duruma düşmemek için; Ürün Sorumlusu ve Asistanlarının her sabah günlük olarak Sipariş Hazırlık Ekranını tarayıp gerekli siparişleri oluşturmaları, ayrıca Bölüm Müdürleri ile Ürün Grup Yönetici ve Sorumlularının her sabah mağazayı kolaçan edip mevcudu kalmamış veya depodan mağazaya çıkarılmamış ürünleri tespit etmeleri gerekmektedir.

Bir siparişin karşı firmaya fakslanmasından sonra gerçekleşmesi gereken şey, firmanın sipariş föyünde yer alan ürün veya ürünleri belirtilen mikatarlarda ve belirtilen teslim gününde Maxi’ye teslim etmesidir. Bu sebeple, yıllık Maxi Satınalma Sözleşmesinde de yer alan teslim süresi ve şekline riayet etmeyen firmaların uyarılması esastır. Bir firmanın kendisine verilmiş siparişi sözleşmesinde taahhüt ettiği süre içinde getirmemesi, bizim için satış açısından dezavantaj oluştururken; sipariş edilmiş miktaları nazar-ı dikkate almadan yapacağı sevkiyatlar da hem satış hem de stok açısından handikaplar doğurabilmektedir. Bir firma istediğimiz miktarın altında mal getirdiği zaman, satıştan kaybımız olacaktır; fazla mal getirdiği zaman ise hem gereksiz stok taşıma riski ortaya çıkacak hem de ek sipariş açılması gerektiğinden satınalma ve mal kabulde zaman ve enerji israfı doğacaktır.

Bu bakımdan, her konuda firmalarla karşılıklı diyaloğun ve mutabakatın sağlanması, mutabık kalınan hususlarda da karşılıklı verilmiş taaahütlerin gereğinin yerine getirilmesi büyük önem arzetmektedir.

Verdiğimiz siparişlerin gelip gelmediğinin takibi noktasında, Satınalmanın Verdiği Siparişler (Teslim Süresi Dışındakiler) Raporu bize yardımcı olacaktır. Herhangibir ürünün siparişinin bu rapora gelmesinin iki sebebi olabilir: ya firma ürünü söz verdiği süre içinde teslim etmemiştir, ya da teslim süresi bizim sistemimize yanlış girilmiştir. Bu durumda ya teslim süresi doğru olarak yeniden girilecek, ya da firmanın teslim süresine uymamaktaki gerekçeleri sorulacak, gerekirse firmayla ilişkiler gözden geçirilecektir. Bu konularda Teslim Süresi Dışındakiler Raporu ışığında gerekli girişimlerde bulunup önlem almaktan Bölüm Müdürü, Ürün Grup Yöneticisi ve Ürün Sorumlusu müteselsilen sorumludurlar.

Yine siparişlerin zamanında gelmesini sağlamak açısından yararlı olacak bir diğer raporumuz, Satınalmanın Verdiği Siparişler (Teslim Süresi İçindekiler) Raporudur. Bu rapora bakılarak teslim süresi dolmak üzere olan siparişler için firmalara dönüp zamanında önlem almak mümkün olacaktır.

Ayrıca her iki raporun kontrol edilmesi, kahir ekseriyeti gelmiş olan sipariş kalemlerine ait bakiyelerin (gerekiyorsa satıcı firmayla mutabık kalarak) kaptılmasına, böylelikle artık bir şekilde mal kabul yoluyla kapanması mümkün olmayan bu tür sipariş bilgilerinin sistemde gereksiz yük teşkil etmesinin ortadan kalkmasına yardımcı olacaktır.

Öte yandan, Bölüm Müdürlerinin kontrolünde sadece Bölüm Asistanları tarafından yapılması gereken sipariş kapatma seçeneği, makul ve mantıklı bir biçimde amacına uygun olarak kullanılmalıdır. Örneğin, eski (düşük) fiyatlı, ek iskontolu veya bedelsiz olup teslim süresi dışına düşmüş ya da teslim süresi içinde olmasına rağmen firmaya fakslandıktan sonra bir (1) iş günü geçmiş olan siparişler kapatılamaz. Zira, Sözleşme gereği bir günlük süre zarfında itiraz veya düzeltme talebi gelmemiş olan siparişler, Maxi Satınalma personelinin hatalı işlemi sözkonusu olsa bile, karşı firma tarafından kabul edilmiş sayılır. Hatalı giriş yapıldığı, siparişin karşı firmaya fakslanmasından önce tarafımızdan farkedilirse, hatalı sipariş ancak Bölüm Müdürünün bilgisi dahilinde kapatılabilir.

Tanzim-Teşhir ve Satış Stratejilerin Değerlendirilmesi
Kuşkusuz, herhangibir ürünün alınıp mağazaya sokulması, siparişinin verilmesi yaptığımız işin son aşaması değil, belki ilk yarısıdır. Bundan sonra gerçekleştirmeye çalışmamız gereken şey, ürününümüzü mümkün olan en iyi kondisyonlarla aldıktan sonra, piyasaya göre mümkün olan en düşük satış fiyatıyla, aynı zamanda mümkün olan en yüksek kar marjıyla ve mümkün olan en fazla satış miktarını yakalayarak tüketiciye arz etmektir. Hal böyle olunca, gerek alış gerekse satış açısından piyasa araştırmalarının ve strateji geliştirme çalışmalarının önemi kendiliğinden ortaya çıkmaktadır.

Bu bakımdan, AR-GE departmanının Satınalmaya ve Mağazaya vereceği desteğin büyük rolü olacaktır. AR-GE bölümünün yapacağı piyasa ve fiyat araştırmaları, daha başlangıçta mağazalarımızın bulunmuş olduğu yörelerin sosyo-ekonomik ve kültürel yapısına göre satışa açılacak ürün portföylerinin belirlenmesinde ışık tutucu olmalıdır. Henüz bize ulaşmamış olup diğer marketlerde satılmakta olan yeni ürünler, bizde de mevcut olan ürünlerin rakip marketlerdeki satış fiyatları, tanzim-teşhir teknikleri ve mağazaiçi aktiviteleri, AR-GE’nin Satınalma ve Mağazaya veri akışını sağlayacağı diğer hususlardır.

AR-GE’nin çalışmalarının haricinde, Bölüm Müdürleriyle Ürün Grup Yönetici ve Sorumlularının, yukarıda bahsedilen hususlarda kendi gözlem ve değerlendirmelerini geliştirmeleri bakımından mümkün olduğu kadar piyasa gezilerine çıkmaları faydalı olacaktır. Şüphesiz bu gezilerde, yalnızca rakip noktalarda nelerin olup bittiği görülmüş olmayacak; aynı zamanda kendimize özgü tanzim-teşhir ve satış stratejilerinin ortaya çıkması bakımından ufkumuzun açılmasına yardımcı olacaktır.

AR-GE departmanıyla yapmamız gereken sözlü diyalog ve fikir teatilerinin dışında, sözkonusu departmanın ürünler ve fiyatlarıyla ilgili çalışmalarının sonuçlarını Piyasa Araştırmaları Analiz Raporu ve Bizde Olmayan Ürünler Kontrol Raporundan somut olarak görebiliriz.

Ancak şunu sürekli akılda tutmamız gerekir ki, gerek kendi yaptığımız piyasa gezileri gerekse AR-GE departmanından gelecek olan veriler, bizim için yardımcı ve ışık tutucu çalışmalardır. Konunun en önemli ve öncelikli boyutu ise, her Bölüm Müdürü ile birlikte Ürün Yönetici ve Sorumlularının, kendi gruplarının altında mağazalarımızda satışa sunulan ürünlerini yakinen tanıyıp takip etmeleridir. İlk alındığından beri bir ürün nasıl bir satış seyri ve karlılık oranı sergilemiştir, ürün satış ve karlılık açısından başlangıçtaki tahmin ve beklentilerimize uygun bir gidişat göstermiş midir, grup veya firmalar bazında en hızlı ve yoğun ayrıca en yavaş ve seyrek satış rakamlarına sahip ürünler hangileridir, yine kar marjı olarak en yüksek ve en düşük değerler hangi ürünlere aittir, bir ürün kendi doğası icabı mı seyrek ve düşük miktarda bir satış çizgisi izlemektedir yoksa gerekli tanzim-teşhir ve promosyon olanakları hazırlamak konusunda bizim ihmalimiz mi sözkonusudur, mağazada ürünlere verilen tanzim-teşhir olanakları ve raf payları ürünlerin satış ve karlılıklarıyla orantılı mı; insert, promosyon, günlük indirim, gondolbaşı, palet, sepet, tat-panel vs, aktiviteler yapıldığında hangi ürünlerin satış sirkülasyonunda bir kıpırdanma ve artış olmuş hangilerinde olumlu bir hareketlenme olmamıştır... gibi soruları sürekli kendimize sormamız ve mantıklı açıklamalara ulaşmamız gerekmektedir.

Bu tür soru ve sorgulamalar sonucunda ulaşacağımız sentez ve değerlendirmeler, hem yıl içinde ürün bazında yapmamamız gerekli aktiviteler bağlamında belirleyici olacak, hem de yılbaşı görüşmelerinde firmalarla çalışma şartları ve kondisyonlar açısından ortaya sereceğimiz etkin göstergeler olacaktır. Bu analizlerimizde bize somut veriler sağlayacak olan sistemsel destek unsurları ise, Firma Destek Raporu, Promosyon İnceleme ve Analiz Raporu, Satış Olmayan Ürünler Raporu, Günlük/Aylık Satış Raporları, Günlük/Aylık Satış Hedef Raporlarları, Durum Kodu Değiştirilen Ürünler Raporu, Ürün Mevcut Kontrol Raporu ve Depo Hareket Analizi Raporudur.